給与明細を紙からアプリ配信に切り替えるときの手順

毎月の給与明細を印刷し、封筒に入れて一人ずつ手渡す。シフト勤務で全員がそろわない保育園では、渡すだけでも数日かかることがあります。給与明細をアプリで配信すれば、この手間はなくなります。

電子化には職員の同意が必要

給与明細（給与の支払明細書）や源泉徴収票を電子で渡すには、あらかじめ職員本人の同意を得る必要があります。同意しない職員には、これまでどおり紙で渡します。

同意は口頭ではなく、記録が残る形で取っておきます。書面や、アプリ上で同意を記録する方法があります。

給与明細は、職員にとって特に人に見られたくない情報です。

このあたりを最初に説明しておくと、切り替えへの不安が減ります。

給与計算ソフトから書き出したPDFを、職員ごとに分けて配信できると、作業はアップロードだけになります。誰が見たかがわかれば、「まだ見ていない人」にだけ声をかけられます。

こどもOSでは、給与明細と源泉徴収票をPDFで配信し、職員は本人だけがアプリで見られます。ファイルは開くたびに発行する有効期限付きのURLで渡すので、URLが外に出ても後から開かれる心配がありません。

紙からアプリへ移すときの進め方は「休暇や残業の申請を紙からアプリへ移すときの進め方」もあわせてご覧ください。