スマホに不慣れな職員がいても、園のICT化を定着させるコツ

連絡、シフト、申請、勤怠。園の業務をアプリにまとめると、紙の手間は大きく減ります。ただ、導入しても一部の職員しか使わず、結局紙と並行して運用している、という話もよく聞きます。定着のかぎは、機能の多さよりも始め方にあります。

使われなくなる理由

全部の機能を一度に始めず、まずは「園内のお知らせを読む」など、毎日必ず使う1つから始めます。毎日開く習慣ができると、ほかの機能にも自然に広がります。

園長や本部にとっての利点ではなく、職員にとって何が楽になるかを伝えます。「休みの申請が家から出せる」「シフトがスマホで見られる」のように、具体的な場面で話すと伝わります。

アプリを開いたときに、「今日やること」がまとまって見えると、どこを押せばよいか迷いません。未読のお知らせや、出していないシフト希望が並んでいれば、それを順に片づけるだけで済みます。

園内で詳しい人を1人決めておき、あわせて画面の中から使い方を調べられるようにしておくと、同じ質問に何度も答える負担が減ります。

並行期間をだらだら続けると、両方の手間がかかります。慣れてきたところで「来月から紙の回覧はやめます」と期限を決めて伝えます。

こどもOSは、職員が開くとまず「今日やること」が並ぶホーム画面から始まります。文字は読みやすいユニバーサルデザインのフォントを使い、各画面の見出しの横にある「？」から使い方の説明を開けます。困ったときはヘルプセンターで調べられます。