休暇や残業の申請を紙からアプリへ移すときの進め方

有給休暇の申請や残業の届出を、紙の申請書と押印で回している園はまだ多くあります。紙には「だれでも書ける」というよさがある一方で、回覧の待ち時間や紛失、集計の手間がかかります。

紙の申請で困りやすいこと

• 承認者が不在だと、申請書が机の上で止まる
• 申請が今どこにあるのか、申請した本人にもわからない
• 月末に申請書を集めて、手で集計し直す
• 保管場所を取り、あとから探すのが大変

移す前に決めておくこと

アプリへ移す前に、今の紙の流れを書き出しておきます。

• どんな申請があるか（休暇、残業、遅刻・早退、各種届出など）
• だれが承認するか（主任、園長、本部など）
• 承認のあと、だれが何に使うか（勤怠の集計、給与の計算など）

この流れがそのままアプリの設定になります。紙のころに暗黙で決まっていた順番も、ここで言葉にしておくと後で困りません。

職員の負担を増やさない工夫

• 入力する項目は、紙の申請書と同じくらいに絞る
• スマホから申請できるようにして、休憩時間や家からでも出せるようにする
• 差戻しの理由を一言で返せるようにする
• 最初の数か月は、紙での申請も受け付ける

こどもOSでは

こどもOSでは、休暇や残業などの申請を職員がスマホから出し、承認者は通知を受けてその場で承認や差戻しができます。申請の状況は本人にも見えるので、「出したけど通っているのか」の確認がいりません。