年間行事予定を職員みんなで共有する

入園式、運動会、生活発表会、職員会議、研修、休園日。園の1年間には決まった予定がたくさんあります。年度初めに配る紙の年間予定表だけで管理していると、変更があったときに伝わらなかったり、シフトを組むときに見落としたりします。

年間予定を共有すると変わること

• シフトを組む人が、行事や会議の日を見ながら人を配置できる
• 職員が自分で予定を確かめられ、「その日何があったっけ」と聞かなくて済む
• 予定の変更が、紙を配り直さなくても全員に伝わる

予定は種類ごとに色を分ける

「行事」「休園日」「長期休み」「会議・研修」のように種類を分けておくと、ひと目で区別できます。クラスごとの行事は、クラスを指定して絞り込めるようにしておくと、担任の先生が自分のクラスの予定だけを確かめられます。

毎年の作り直しを減らす

年間予定の多くは、毎年ほぼ同じ時期に繰り返します。前の年度の予定をコピーして、日付だけを直せれば、作り直しの手間を大きく減らせます。

• 「第2土曜」のように曜日で決まる行事は、同じ曜日に合わせて写す
• 七夕やひなまつりのように日付で決まる行事は、同じ日付で写す
• 写したあとに、今年だけ変わる日を1件ずつ直す

紙が必要な場面には印刷で

保護者への配布や掲示板に貼る用には、共有している予定をそのまま印刷できると、二重に作る必要がありません。

こどもOSでは

こどもOSの「年間予定」では、行事や休園日を月のカレンダーと年度の一覧で確認でき、クラスでの絞り込み、前の年度からのコピー、A4での印刷ができます。職員はアプリのホーム画面でも今月の予定を確かめられます。

行事の多い園のシフトについては「送迎バスと預かり保育がある園のシフトの組み方」で紹介しています。