職員への連絡を紙・グループLINE・口頭から一つにまとめる

園の連絡は、紙の回覧板、職員のグループLINE、朝礼での口頭連絡など、いくつもの方法に分かれていることが少なくありません。どれも手軽ですが、分かれているほど「見ていなかった」「聞いていなかった」が起こりやすくなります。

連絡が分かれていると起きること

• シフトに入っていない日に回った回覧を、だれが読んだかわからない
• グループLINEで大事な連絡が雑談に流れてしまう
• 個人のスマホに仕事の連絡が届き、休みの日も気が休まらない
• 口頭で伝えた内容が、あとから確認できない

連絡先を一つに決める

まずは「職員全体への連絡はここに出す」という場所を一つ決めます。紙と併用する期間があってもかまいませんが、正式な連絡はそこに残す、というルールにしておくと迷いません。

一つにまとめる場所には、次のことができると便利です。

• 読まれたかどうかを確認できる
• 全体向け、クラス向けなど、相手を分けて送れる
• あとから検索して読み返せる
• 職員が仕事用として使い分けられる

始めるときの進め方

1. 最初の1か月は、行事の連絡など大事なものから新しい場所に出す
2. 読んでいない人には、朝礼などで一声かける
3. 慣れてきたら、紙の回覧をやめる日を決めて伝える

いきなりすべてを切り替えるより、使う場面を少しずつ増やすほうが、パソコンやスマホに不慣れな職員も無理なく移れます。

こどもOSでは

こどもOSの「園内のお知らせ」では、届ける園を選んで連絡を出し、何人が読んだかを確認できます。職員はスマホのアプリで通知を受け取り、絵文字のリアクションで「確認しました」を返せます。