シフト希望は「休みたい日だけ」集めると、作る人も出す人も楽になる

毎月のシフト作成で時間がかかるのは、表を埋める作業そのものよりも、職員から集めた希望を読み解いて調整する部分です。希望の集め方を少し変えるだけで、この調整はずっと軽くなります。

「全部の日の希望」を出してもらうと何が起きるか

月のすべての日について「出勤できる・できない・どちらでも」を書いてもらう方法は、一見ていねいです。ただ実際には、次のようなことが起こりがちです。

• 職員が30日分を考えて書く手間が大きく、提出が遅れる
• 「どちらでも」が多く、作る側が判断できない
• 書き方が人によって違い、紙やメッセージを見比べる時間がかかる

休みたい日だけを集める

常勤の職員が多い園では、基本は出勤として、休みたい日だけを出してもらう方法が向いています。

• 職員は休みたい日を選ぶだけなので、数分で提出できる
• 作る側は「休み」の日だけを避けて組めばよい
• 理由を一言添えてもらえば、重なったときの相談もしやすい

パートの職員や、働ける曜日が決まっている職員には、働きたい日や時間を出してもらう方法を併用します。園ごと、職員ごとに集め方を変えられると無理がありません。

締切と確定日を先に決める

希望の集め方と同じくらい大切なのが、締切です。「毎月10日までに翌月の希望を出す」「20日にシフトを確定して配る」のように、毎月同じ日にしておくと、催促の連絡が減ります。

時間帯ごとの必要人数を決めておく

希望をそろえたら、次は「何時から何時に何人いればよいか」を基準にして組みます。朝夕の延長保育や送迎の時間帯は、日中と必要人数が違います。時間帯ごとの必要人数をあらかじめ決めておくと、足りない時間が一目でわかります。

こどもOSでは

こどもOSのシフト機能では、希望の取り方を園ごとに選べます。標準は休みたい日だけを出す方法で、職員はスマホから提出します。

集まった希望はシフト表にそのまま表示され、時間帯ごとの必要人数との過不足も確認できます。

紙や Excel でシフトを作っている園は、シフト表の無料テンプレートも使えます。